När du börjar i en ny arbetsgrupp behöver du veta vem som kan hjälpa dig, vem som fattar prioriteringsbeslut och hur du får stöd när ordinarie kontakt saknas. Gör en konkret genomgång av de situationer du väntas möta. En namnlista blir användbar först när du också förstår vad varje person kan hjälpa till med.
Erfarenhet ersätter inte lokala kontaktvägar
Du kan ha lång yrkeserfarenhet och ändå sakna viktig information på en ny arbetsplats. Beslut kan ligga på andra nivåer, arbetstider kan skilja sig och vissa frågor kan behöva gå till en särskild funktion. Det som fungerade hos en tidigare arbetsgivare behöver inte vara den överenskomna vägen här.
AFS 2023:2, 2 kap. 7 §, kräver bland annat att arbetstagare känner till vem de kan vända sig till för hjälp och stöd. I AFS 2023:1 finns regler om kunskaper och introduktion. Arbetsgivaren behöver skapa förutsättningarna; den nya medarbetaren ska kunna fråga och uppmärksamma oklarheter.
Tre sorters stöd i en ny arbetsgrupp
Skilj mellan hjälp att förstå uppgiften, beslut om arbetets prioritering och hantering av en arbetsmiljörisk. Samma person kan ha flera funktioner, men det behöver vara tydligt. En erfaren kollega kan förklara ett moment utan att ha mandat att ändra bemanningen eller besluta att en leverans ska senareläggas.
Be därför om exempel. Vem frågar du när instruktionen inte stämmer med situationen? Vem avgör vad som ska göras först när tiden inte räcker? Hur rapporterar du en risk och vem återkopplar? Utgå från verksamhetens rutiner och fråga tills svaren går att använda i praktiken.
Pröva kontaktvägen när vardagen inte är normal
Gå även igenom vad som händer vid frånvaro, sena arbetspass eller arbete på annan plats. Om kontaktpersonen arbetar andra tider än du behöver det finnas en fungerande lösning. Att en person har ett telefonnummer betyder inte att personen har beredskap, tillgänglighet eller rätt mandat i varje situation.
Be om en tydlig ersättare eller annan beslutad väg där det behövs. Kontrollera hur du hittar aktuell information om kontakterna ändras. Spara inte en privat kopia av en gammal lista som sedan används långt efter att organisationen har förändrats.
Ett tänkt exempel med två olika besked
En ny medarbetare får i ett exempel två uppgifter från olika håll. Båda beskrivs som brådskande. Kollegorna kan förklara hur uppgifterna utförs men ingen vet vem som får bestämma ordningen.
Detta är inte i första hand ett problem med den nya personens förmåga att planera. Gruppen behöver en klar beslutsväg. En möjlig lösning är att ansvarig chef klargör vem som prioriterar och hur medarbetaren får besked. Den lokala organisationen avgör den konkreta utformningen.
Gör en kort kontaktkarta tillsammans
Skriv situation, kontakt och alternativ väg i en enkel lista. Låt den som introducerar dig kontrollera att den stämmer. Ta med både arbetsledning och vägen till skyddsombud, men håll rollerna isär: skyddsombudet ersätter inte arbetsgivarens beslut eller ansvar.
- Frågor om arbetsuppgiften: vem kan visa och förklara?
- Prioritering eller ändrat uppdrag: vem fattar beslut?
- Risk eller tillbud: vilken rapporteringsrutin gäller?
- Behov av mer stöd: vem tar emot frågan?
- Frånvaro hos ordinarie kontakt: vilken väg använder du då?
Kontrollera inte bara att listan finns. Be den nya medarbetaren beskriva hur hen skulle använda den i en vanlig situation. Om svaret blir otydligt behöver ni förbättra informationen, snarare än att utgå från att personen borde ha förstått.
Följ upp de första erfarenheterna
Planera ett samtal när personen hunnit möta arbetet. Fråga vilka kontaktvägar som fungerat, var besked dröjt och om någon uppgift varit svår att placera. Ett sådant samtal kan fånga problem innan informella nödlösningar blir det normala arbetssättet.
Om flera nya medarbetare ställer samma fråga kan introduktionen behöva ändras för hela gruppen. För chefer och arbetsledare kan en grundläggande arbetsmiljöutbildning ge bättre förståelse för samspelet mellan information, stöd, kunskap och organisation.
Räcker det att hänvisa till intranätet?
Intranätet kan vara rätt plats för aktuell information. Introduktionen behöver ändå visa hur personen hittar och använder den samt vad som gäller när kontakten inte är tillgänglig.
Utbildning som nästa steg
En gemensam utbildningsgrund kan ge chefer och skyddsombud bättre förutsättningar att tala om roller och stöd. Välj innehåll efter de frågor kartläggningen väcker. Läs om arbetsmiljöutbildning på vår webbplats och se aktuellt innehåll för BAM – Bättre Arbetsmiljö hos Kompetensutveckla.
Källor och kontroll
Kontrollerat den 2 oktober 2026 mot Arbetsmiljöverkets aktuella webblydelse av AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Samtalsfrågor, checklistor och tänkta exempel är vår praktiska vägledning; bindande krav skiljs från allmänna råd.
Foto: Vitaly Gariev via Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.